Zarządzenie Rektora PWSIiP w Łomży nr 51/11 w spr.: wprowadzenia zmian do instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów dla projektów..

Zarządzenie nr 51/12
Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Informatyki i Przedsiębiorczości w Łomży
z dnia 20 października 2011 r.

w sprawie: wprowadzenia zmian do Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych dla
                     projektów realizowanych ze środków Unii Europejskiej

Na podstawie art. 66 ust. 2 pkt 1 Ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. nr 164 poz. 1365 z późn. zm.) oraz § 54 ust. 2 pkt 5 Regulaminu organizacyjnego zarządzam:

§ 1
1. W Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych dla projektów realizowanych ze środków Unii Europejskiej wprowadza się następujące zmiany:
a) aktualny wykaz procedur stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia,
b) rozdział IV Kontrola merytoryczna otrzymuje brzmienie:

„Rozdział IV
Kontrola merytoryczna

§ 6
1. Sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na sprawdzeniu rzetelności zawartych w nich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych oraz w szczególności ich zgodności z zasadami finansowania dla danego programu operacyjnego i wytycznymi w zakresie kwalifikowania jego wydatków.
2. Kontrola merytoryczna polega w szczególności na sprawdzeniu:
a) czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,
b) czy operacje gospodarcze dokonały osoby do tego upoważnione,
c) czy planowana operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie w aktualnej wersji zatwierdzonego budżetu projektu oraz jest niezbędna do jego realizacji,
d) czy dokonana operacja gospodarcza była celowa tj. czy była zaplanowana do realizacji w okresie, w którym została dokonana,
e) czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości np. czy dane dotyczące wykonania rzeczowego faktycznie zostały dokonane,
f) czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa o pracę lub wykonawstwo usługi, umowa o dostawy, względnie czy złożono zamówienie zgodnie z obowiązującymi przepisami obowiązującymi w tym zakresie,
g) czy zastosowane ceny i stawki są racjonalne i efektywne oraz zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie,
h) czy nie występuje podwójne finansowanie ze środków publicznych.
3. Przygotowania dokumentu do kontroli merytorycznej przez upoważnione osoby dokonuje upoważniony pracownik zatrudniony w projekcie.
Przygotowanie dokumentu polega na jego prawidłowym opisaniu, tak aby widoczny był jego bezpośredni związek z projektem. Opis powinien zawierać co najmniej:
a) numer i datę podpisania umowy
b) informację o współfinansowaniu projektu ze środków UE i odpowiedniego funduszu europejskiego,
c) numer i nazwę zadania (lub adnotację, że dokument dotyczy odpowiedniej pozycji kosztów pośrednich) zgodnie z aktualną wersją zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie, w ramach którego wydatek jest ponoszony,
d) określenie kwoty kwalifikowanej lub w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania,
e) potwierdzenie dostawy towaru lub wykonania usługi – potwierdzenie dokonania operacji gospodarczej zgodnie z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
4. Opisu, o którym mowa w pkt 3, dokonuje pracownik zajmujący się sprawą na odwrocie dokumentu (a gdy nie jest to możliwe sporządzając załącznik do tego dokumentu) podpisując się poniżej czytelnym podpisem, imieniem i nazwiskiem lub umieszczając parafkę wraz z pieczątką imienną.
5. Kontroli merytorycznej dokonuje wyłącznie kierownik projektu zamieszczając na dokumencie własnoręczny podpis wraz z pieczątką imienna w pozycji „Sprawdzono pod względem merytorycznym”.

§ 2
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1.06.2011 r.

Rektor
(-) dr hab. Robert Charmas, prof. PWSIiP