Zarządzenie Rektora nr 22/13 w spr.: zmian w strukturze organizacyjnej administracji PWSIiP w Łomży oraz ujednolicenia Regulaminu organizacyjnego...

Zarządzenie Nr 23/13
Rektora Państwowej Wyzszej Szkoły Informatyki i Przedsiębiorczości w Łomży
z dnia 30 kwietnia 2013 r.

w sprawie: zmian w strukturze organizacyjen administracji PWSIiP w Łomży oraz ujednolicenia Regulaminu organizacyjengo administracji PWSIiP w Łomży

Na podstawie § 25 Statutu  PWSIiP w Łomży oraz  § 59 ust. 1  Regulaminu Organizacyjnego  PWSIiP w Łomży
zarządzam, co następuje:

§ 1
1. Celem usprawnienia realizacji ustawowych i statutowych zadań administracyjno-gospodarczych oraz efektywnego zabezpieczenia  procesu dydaktycznego i sprawnego funkcjonowania administracji uczelni, w strukturze organizacyjnej administracji PWSIiP w Łomży  z dniem 1 maja 2013 r. dokonuje się następujących zmian:
1) likwiduje się jednostkę organizacyjną - Pełnomocnik Kanclerza ds. Administracyjnych,
2) tworzy się jednostkę organizacyjną – Zastępca Kanclerza ds. Administracyjnych,
3) dokonuje się zmian w podległości służbowej nw. jednostek organizacyjnych:
a. w pionie Rektora PWSIiP wyłącza się z podległości służbowej jednostkę organizacyjną pod nazwą - Inspektor BHP i Ppoż. i przenosi się do pionu Kanclerza PWSIiP w Łomży,
b. w pionie Prorektora ds. Dydaktyki i Spraw Studenckich wyłącza się z podległości słuzbowej jednostkę pod nazwą - Biblioteka i przenosi się do pionu Pełnomocnika Rektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą,
4) zmienia się nazwę jednostki organizacyjnej - Sekretariat Rektora na Biuro Rektora,
5) likwiduje się Stanowisko ds. Promocji i Informacji i tworzy się Dział Promocji i Informacji z dotychczasową podległością służbową.
2. Ujednolicony schemat struktury organizacyjnej  Administracji PWSIiP w Łomży  stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2
1. Ustalam symbol klasyfikacyjny jednostki dla:
1) Z-cy Kanclerza ds. Administracyjnych - KZa,
2) Biura Rektora - RBr,
2. Pozostałe jednostki organizacyjne utrzymują dotychczasowe symbole klasyfikacyjne.

§ 3
1. Do zakresu obowiązków i odpowiedzialności na stanowisku Z-cy Kanclerza ds. Administracyjnych należy:
1) Jako Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych koordynuje, planuje, organizuje i realizuje zadania z zakresu ochrony informacji niejawnych.
2) W ramach zadań obronnych koordynuje, planuje, organizuje i realizuje zadania z zakresu:
a) planowania operacyjnego i wykonywania zadań obronnych,
b) ochrony osób i mienia.
3) Jako Administrator Bezpieczeństwa Informacji – organizuje, realizuje i nadzoruje  zadania związane z przestrzeganiem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.
4) Organizuje i nadzoruje funkcjonowanie przyjętego w uczelni Sytsemu Kontroli Zarządczej. Zadania wymienione w ust 1 pkt. 1,2.3. realizuje w ramach podległości funkcjonalnej Rektorowi PWSIiP w Łomży.
5)  Do kompetencji Z-cy Kanclerza ds. administracyjnych należy w szczególności:
a) planuje i przeprowadza Kontrolę Wewnetrzną jednostek organizacyjncyh uczelni, 
b) organizuje i koordynuje działalność administracyjną  i gospodarczą  jednostek administracyjnych uczelni,
c) organizuje i nadzoruje realizację zadań wykonywanych przez komórki administracji,
d) udoskonala pracę administracji PWSIiP w Łomży przez jej profesjonalizację, optymalizację struktury organizacyjnej i wykorzystywanie informatycznych systemów wspomagających zarządzanie,
e) sprawuje nadzór funkcjonalny nad realizacją zadań przez  komórki administracji, oraz zapewnienie odpowiednich warunków pracy,
f) monitoruje działalność w zakresie gospodarki majątkiem pod kątem zgodności z planem rzeczowo-finansowym oraz założonymi planami strategicznymi,
g) monitoruje wykorzystanie bazy lokalowej uczelni (własnej i wynajmowanej/ dzierżawionej) oraz przedkłada władzom uczelni propozycje optymalnego jej wykorzystania,
h) przygotowuje materiały niezbędne do sporządzania planów przemieszczeń i zaspokajania potrzeb lokalowych jednostek uczelni.

2. Zadaniem utworzonego Biura Rektora będzie zapewnienie pełnej realizacji ustawowych i statutowych  zadań  związanych z obsługą  Biura Rektora, Senatu oraz komisji senackich w szczególności:
1) prowadzi obsługę sekretarską Rektora, Prorektorów, Senatu i Konwentu,
2) współdziała z Biurem Prawnym w zakresie obsługi prawnej organów uczelni,
3) organizuje posiedzenia Kolegium Rektorskiego, Senatu i Konwentu,
4) prowadzi rejestr zawieranych umów o współpracy z uczelniami i innymi jednostkami,
5) prowadzi rejestr przeprowadzanych w PWSIiP w Łomży zewnętrznych kontroli (PKA),
6) prowadzi rejestr zarządzeń i pełnomocnictw wydawanych przez Rektora,
7) koordynuje konferencje, zjazdy i uroczystości organizowane w uczelni,
8) załatwianie spraw powstałych na płaszczyźnie kontaktów Rektora z naczelnymi i terenowymi władzami państwowymi i instytucjami naukowymi i społecznymi,
9) współdziała z Działem Promocji  i Informacji w zakresie przygotowania informacji dotyczących istotnych wydarzeń i osiągnięć PWSIiP w Łomży, jego pracowników oraz studentów,
10) koordynuje opracowanie rocznego sprawozdania Rektora z działalności PWSIiP w Łomży,
11) koordynuje system POLON pod kątem merytorycznym,
12) prowadzi monitoring mediów pod kątem publikacji o PWSIiP w Łomży i szkolnictwie wyższym,
13) prowadzi archiwum informacji prasowych dotyczących PWSIiP w Łomży.

3. Zadaniem utworzonego Działu Promocji i Informacji jest:
1) przygotowanie i wdrażanie spójnej polityki promocyjnej dla uczelni, we współpracy z jednostkami Administracji  a w szczególności z Biurem Rektora,
2) opracowanie i przygotowanie informacji wadzom uczelni o waznych wydarzeniach w uczelni (konferencje naukowe, seminaria, inne wydarzenia i imprezy) do przekazania dla: lokalnej i ogólnoplskiej prasy, radia, telewizji, czasopism edukacyjnych, akademickich,
3) prowadzenie działalności popularyzatorskiej, informującej i reklamowej o PWSIiP w Łomży, wsparcie promocyjne dla organizacji uczelnianych, fundacji i inicjatyw studenckich,
4) wewnętrzna organizacja wydarzeń promocyjnych (targów, prezentacji),
5) prowadzenie spójnej polityki informacyjnej oraz współpraca z bliższym i dalszym otoczeniem uczelni w zakresie promocji PWSIiP w Łomży,
6) przygotowanie koncepcji i realizacja kampanii promocyjnych rekrutacji na studia w PWSIiP w Łomży,
7) przygotowanie i nadzór nad kampaniami prosponsorskimi,
8) zarządzanie treścią serwisu WWW, szatą graficzną oraz dbałość o rozwój serwisu,
9) wdrożenie i zarządzanie Systemem Identyfikacji Wizualnej PWSIiP w Łomży,
10) współpracuje z Biurem Rektora przy organizacji konferencji, zjazdów i uroczystości organiozowanych w uczelni.

4. Szczegółowy zakres czynności i zadań jednostek organizacyjnych wymienionych  w   § 1 ust 1 pkt. 2, 4 i 5 zawiera Regulamin Organizacyjny i zakresy  czynności pracownika.

§ 4
Nadzór nad wprowadzeniem zmian organizacyjnych wynikających z Zarządzenia powierza się Kanclerzowi PWSIiP w Łomży.

§ 5
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 maja 2013 r.

Rektor
(-) dr hab. Robert Charmas, prof. PWSIiP