Zarządzenie Kanclerza nr 11/13 w spr.: monitorowania problemów organizacyjnych...

Zarządzenie  Nr 11/13
Kanclerza  Państwowej Wyższej Szkoły Informatyki i Przedsiebiorczości w  Łomży
z dnia 19 marca 2013 r.

w sprawie: monitorowania problemów organizacyjnych oraz  ustalenia zasad postępowania przy zabezpieczeniu realizacji zadań administracyjno-technicznych  w PWSIiP w Łomży

Na podstawie §. 72 ust. 5 i §. 74 ust. 2 pkt. 10 Regulaminu Organizacyjnego PWSIiP w Łomży zarządzam, co następuje:

§ 1
1. W związku ze zmianami organizacyjnymi i lokalizacyjnymi  w PWSIiP w Łomży  oraz uregulowaniami prawnymi  w zakresie zabezpieczenia procesu dydaktycznego oraz zadań administracyjnych,  istnieje konieczność sporządzenia lub uaktualnienia  obowiązujących  procedur działania.
2.Obowiązki kierowników jednostek organizacyjnych w tym zakresie określone zostały w Regulaminie Organizacyjnym PWSIiP w Łomży.

§ 2
1. W PWSIiP w Łomży  wprowadza się następujące procedury stanowiące załączniki do niniejszego zarządzenia:
1) „Procedurę monitorowania problemów organizacyjnych” –załącznik Nr 1,
2) „Procedura zabezpieczenia środków transportu oraz przejazdu pojazdami uczelni”- załącznik Nr 2,
3) „Procedura zaopatrzenia w środki  i materiały biurowe” –załącznik Nr 3,
4)  „Procedura zabezpieczenia procesu dydaktycznego, konferencji, innych imprez i przedsięwzięć” –załącznik Nr 4
5) „Procedura napraw, remontu i innych potrzeb w zakresie zabezpieczenia stanowisk pracy” –załącznik Nr 5,
6)  „Procedura zakupów zabezpieczających proces dydaktyczny” –załącznik Nr 6.

§ 3
1. Za  zapewnienie odpowiednich warunków zabezpieczenia funkcjonowania jednostek uczelni i procesu dydaktycznego oraz innych potrzeb w zakresie realizowanych zadań odpowiedzialność ponoszą:
1 )Administrator obiektu Akademicka 1 - p. Jerzy PROKOPCZUK w budynku głównym, oraz za zabezpieczenie:
a) napraw, remontów i przemieszczeń mienia w podległym obiekcie,
b) zabezpieczenie środków transportowych uczelni oraz transportu zewnętrznego,
c) doraźne zabezpieczenie środków i materiałów biurowych,
d) zabezpieczenie  procesu dydaktycznego , konferencji i innych przedsięwzięć organizowanych w podległym obiekcie.  
2) Administrator obiektu Akademicka 14 - p. Krzysztof POLKOWSKI w budynku ITŻ i G, oraz za zabezpieczenie:
a) napraw, remontów i przemieszczeń mienia w podległym obiekcie,
b) zabezpieczenie środków i materiałów biurowych,
c) zabezpieczenie środków czystości,
e) zabezpieczenie  procesu dydaktycznego , konferencji i innych przedsięwzięć organizowanych w podległym obiekcie.  
2. Zgłaszanie wszelkich uwag i wniosków w zakresie usprawnienia funkcjonowania administracji, realizacji zadań zabezpieczających funkcjonowanie jednostek uczelni i procesu dydaktycznego oraz innych potrzeb w zakresie realizowanych zadań – drogą elektroniczną  do Pełnomocnika Kanclerza ds. Administracyjnych  lub wpis do rejestru Wniosków i uwag- dostępny w Kancelarii Kanclerza.
3. Za  zabezpieczenie w środki łączności i sprzęt audio-elektroniczny(komputery,  drukarki, projektory i inna aparatura) oraz  zapewnienie odpowiednich warunków  funkcjonowania i sprawności wyposażenia i aparatury odpowiedzialny jest Dział Systemów Komputerowych i Telekomunikacyjnych

§ 4
W związku ze zmianami organizacyjnymi  w PWSIiP w Łomży zmieniam obowiązujący dotychczas wzór Zarządzenia – załącznik Nr 7, oraz wykaz jednostek organizacyjnych i ich symboli- załącznik Nr 8.

§ 5
1. Nadzór nad wykonaniem jak również uaktualnianiem  procedur działania powierzam Pełnomocnikowi Kanclerza ds. Administracyjnych.
2. Treść niniejszego Zarządzenia oraz uaktualnionych załączników polecam zamieścić na stronie internetowej uczelni.
3. Zobowiązuje się wszystkich kierowników jednostek organizacyjnych w PWSIiP w Łomży  do zapoznania podległych pracowników z wymienionymi Procedurami.

§ 6
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 02.04.2013 r.

Kanclerz
(-) mgr Henryk Trojanowski


Załącznik Nr 1

PROCEDURA MONITOROWANIA PROBLEMÓW ORGANIZACYJNYCH

§ 1
Postanowienia Ogólne
1. Monitorowanie problemów organizacyjnych w PWSIiP w Łomży polega na monitorowaniu:
a) jakości wewnętrznych regulacji,  
b) jakości realizacji procesów organizacyjnych nieuregulowanych wewnętrznymi regulacjami,
c) jakości działania  systemów informatycznych.
2. Monitorowanie obejmuje obszar współpracy pomiędzy jednostkami PWSIiP w Łomży lub jednostkami  PWSIiP w Łomży i otoczeniem zewnętrznym.
3. Monitorowanie problemów organizacyjnych nie obejmuje organizacji wewnętrznej jednostki PWSIiP w Łomży, chyba że organizacja ta wpływa na powstawanie problemów organizacyjnych we współpracy z innymi Jednostkami lub otoczeniem zewnętrznym.
 
§ 2
Realizacja monitorowania problemów organizacyjnych
1. Obowiązek monitoringu problemów organizacyjnych należy do wszystkich pracowników PWSIiP w Łomży, a w szczególności do kierowników jednostek organizacyjnych  i Pełnomocnika Kanclerza ds. Administracyjnych.
2. Efektem monitorowania problemów organizacyjnych jest raport sporządzony w formie papierowej lub elektronicznej na formularzu „Karta identyfikacji problemu organizacyjnego” stanowiącym załącznik do niniejszej procedury.
3. Raport powinien być sporządzony przez pracownika lub kierownika jednostki, w której zidentyfikowano problem. Raport sporządzony przez pracownika powinien być zaparafowany przez bezpośredniego przełożonego, a w przypadku formy elektronicznej przesłany do jego wiadomości.
4. Raport, o którym mowa w ust. 2, powinien jednoznacznie identyfikować źródło problemów organizacyjnych, opisywać te problemy oraz proponować ich rozwiązanie.
5. Jeżeli źródłem problemów organizacyjnych jest brak regulacji wewnętrznych, brak narzędzi informatycznych lub nieprawidłowe funkcjonowanie narzędzi informatycznych, raport, o którym mowa w ust. 2 powinien zawierać propozycje wprowadzenia takich regulacji, wprowadzenia narzędzi informatycznych lub wniosek o poprawę ich funkcjonowania.
6. Raporty należy składać do Pełnomocnika Kanclerza ds. Administracyjnych, a w przypadku formy elektronicznej należy je przesłać na e-mail: smikielski@pwsip.edu.pl .
7. Pełnomocnika Kanclerza ds. Administracyjnych przedkłada władzom Uczelni propozycje odpowiednich zmian regulacji wewnętrznych lub opis proponowanych zmian  w celu podjęcia decyzji zmierzających do ich wprowadzenia w życie.
 
Załącznik Nr 1

KARTA identyfikacji problemu organizacyjnego

Nazwa jednostki:    Data:
Źródło problemu organizacyjnego:

Opis problemu organizacyjnego:

Propozycja rozwiązania problemu organizacyjnego:


…………………………….
Podpis składającego

Załącznik Nr 2

PROCEDURA W ZAKRESIE WYKORZYSTANIA SRODKÓW TRANSPORTOWYCH
(ogólna w szczegółach zawarta  w  Zarządzeniu Kanclerza o środkach transportowych)
1. Sporządzenie wykazu osób upoważnionych do korzystania z samochodów służbowych do realizacji zadań w roli kierowcy.
2. Podpisanie Oświadczenia wyrażającego zgodę na użytkowanie  pojazdu samochodowego.
3. Zgłoszenie potrzeb w zakresie  wykorzystania pojazdów samochodowych  z kierowcą lub bez-określony termin 7 dni przed wyjazdem.
4. Zatwierdzenie wniosku-Pełnomocnik Kanclerza ds. Administracyjnych.
5. Przekazanie informacji o wyrażeniu zgody na wykorzystanie pojazdu samochodowego do realizacji zadania-najpóźniej 2 dni przed terminem podanym w wniosku.
6. Wypełnienie stosownych dokumentów niezbędnych do rejestru eksploatacji pojazdu samochodowego.
7. Pobieranie i zdawanie dokumentów pojazdu niezbędnych do użycia pojazdu samochodowego –
p. Prokopczuk lub Portier – w zależności od czasu wyjazdu i przyjazdu.
Odpowiednia dokumentacja do zgłaszania wniosku  dostępna w Kancelarii Kanclerza.

WNIOSEK-WZÓR                        

                                                                                          Łomża, dn. ............2013 r
WNIOSEK
na przydział samochodu służbowego osobowego, dostawczego *

Zwracam się z prośbą o wyrażenie zgody na użycie samochodu służbowego w podróży służbowej/na zamówienie transportu .
1.    ZAMAWIAJĄCY:…………………………………….. numer telefonu zamawiającego............................
2.    w dniach ______________________________________
a.    (czas podróży)
3.    do ___________________________________________
a.    (miejscowość i dokładny adres instytucji)
4.    Ilość osób do przewiezienia:  ……………………………
5.    Nazwisko osoby odpowiedzialnej za przewożoną grupę: ………………
6.    Limit kilometrów_________________________________
7.    Uzasadnienie potrzeby użycia lub wynajęcia samochodu :
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Proszę również o wyrażenie zgody na przejazd:                   - z kierowcą
                           -bez kierowcy
………………………………………………….
        (podpis osoby wnioskującej)
_____________________________________
(podpis kierownika jednostki organizacyjnej                                                                                                                                                                          
    Zgoda

…………………
             data i podpis
Przydzielono samochód marki................................................................................................
nr rej............................................na przejazd do..........................................godz..................
Kierowca....................................................................
    …………………………    …………………………..
                                 podpis kierowcy                     podpis Specjalisty Sekcji Administracyjno –Gospodarczej Akademicka 14

UWAGA!
1)    Dotyczy też wyjazdów na zabezpieczenie zajęć związanych z przejazdem(korzystanie z pojazdów firmy zewnętrznej)
2)    Można przesłać elektronicznie
3)    Zgoda dotyczy jednego wyjazdu służbowego
4)    Dotyczy wyjazdu samochodem służbowym Uczelni lub zamówienia transportu firmy zewnętrznej(podkreśl właściwe)

 Załącznik Nr 3

PROCEDURA  WYDAWANIA  ŚRODKÓW I MATERIAŁÓW BIUROWYCH ORAZ ŚRODKÓW CZYSTOŚCI

1. Zgłaszanie drogą elektroniczną potrzeb 1x m-c(zgłoszenia do 25 danego m-ca) w zakresie materiałów biurowych  i środków czystości do p.  Krzysztofa POLKOWSKIEGO           kpolkowski@pwsip.edu.pl
2. Odbiór(dostarczenie na stanowisko pracy) zamówionych środków –do 5 następnego m-ca
3. Dyżury w magazynie materiałów biurowych w 1 i 4 piątek m-ca w godz. 8.00-12.00
4. Wydawanie materiałów w szczególnych przypadkach, codziennie po tel  kontakcie w:
1) budynku – Akademicka 1 –p. K. POLKOWSKI
2) budynku – Akademicka 14 –p. J. PROKOPCZUK

   Załącznik  WNIOSEK-WZÓR                         
    Łomża, dnia …………. 2013 r.

IMIE NAZWISKO - …………………………………….
Stanowisko          ..............................................................

ZAPOTRZEBOWANIE
NA MATERIAŁY KANCELARYJNO-BIUROWE
Na miesiąc  ................ 2013 r.
Można przesłać elektronicznie
Lp.  Nazwa materiału    Jm.    Ilość zamówiona    Ilość zaakceptowana    Ilość otrzymana    Pokwitowanie odbioru
1.  Papier ksero                    
2. Segregator A4 szeroki                    
3. Segregator A4 wąski                    
4. Teczki papierowe A4                    
5. Teczki papierowe na gumkę                    
6. Koszulki PCV                    
7. Klej                    
8. Nożyczki                    
9. Dziurkacz                    
10. Zszywacz                    
11. Zeszyt A4                     
12. Zeszyt A5                    
13. Papier kancelaryjny                    
14. Długopisy                    
15. Wkłady do długopisów                    
16. Zakreślacz                    
17. Ołówki                    
18. Gumka do mazania                    
19. Pisaki                    
20. Cienkopisy                    
21. Zszywki                    
22. Tusz do pieczątek                    
23                        
24                        
25                        
26                        

.........................................
Podpis

                                                  Zatwierdził:    ………………………………..
Podpis


    Załącznik Nr 4

PROCEDURA ZABEZPIECZENIA TECHNICZNEGO KONFERENCJI, UROCZYSTOŚCI i INNYCH IMPREZ UCZELNIANYCH

1. Złożenie wniosku o zabezpieczenie konferencji ,uroczystości - termin- 2 tyg. przed terminem przedsięwzięcia,
2. Zgłoszenie(do Pełnomocnika Kanclerza ds. Administracyjnych) i o kreślenie potrzeb w zakresie:
1) miejsca organizacji-obiekt ,sala
2) ilości uczestników
3) zabezpieczenie cateringu
4) usług transportowych
3. Zabezpieczenie:
1) informatyczne-Dział Systemów Komputerowych i Sieci Telekomunikacyjnych
2) sale wykładowe- Dział Kształcenia

Załącznik  - WNIOSEK-WZÓR
Wniosek o zorganizowanie
1) konferencji
2) imprezy naukowej
3) imprezy artystycznej
4) imprezy promocyjnej
5) imprezy studenckiej
6) inna

A. Podstawowe informacje o imprezie i organizatorze
1. Nazwa projektu:
2. Miejsce:
3. Zapotrzebowanie na sale(ilość osób)
4. Wyposażenie(krzesełka, stoły, komputer, sprzęt audio itp.)
5. Catering(czy będzie organizowany)
6. Organizator:
7.  Termin realizacji:
1) Od (data, czas):
2) Do (data, czas):
8.  Osoba odpowiedzialna za realizację projektu
1) Imię:
2) Nazwisko:
3) Funkcja:
4) Telefon / Fax:
5) E-mail:
B. Szczegółowe informacje o projekcie
1. Opis projektu (miejsce, czas, program, uczestnicy, publiczność, Patroni)
2.    Inne:
3.    Szczegółowe informacje dotyczące organizacji imprezy

   …………………..
Podpis osoby upoważnionej

   Załącznik Nr 5

PROCEDURA PRZEPROWADZANIA DROBNYCH NAPRAW SPRZĘTU ORAZ INNYCH PRAC NAPRAWCZYCH

1. Zgłoszenie potrzeb i wniosków w zakresie  realizacji zadań naprawczo-konserwacyjnych -wpis do zeszytu(wg zawartych rubryk) – zeszyt na Portierni(dostępny w czasie pracy portiera).
2. Zgłoszenie (mail)uwag w zakresie niezrealizowania zgłoszenia po 2 tyg. od terminu zgłoszenia do Pełnomocnika Kanclerza ds. Administracyjnych.

Załącznik   WNIOSEK-WZÓR(książka u Portiera)
    
WNIOSEK O DOKONANIE NAPRAWY USZKODZENIA

Proszę o natychmiastowe wykonanie następujących napraw i remontów:    
L/P    TREŚĆ ZGŁOSZENIA    MIEJSCE    DATA    NAZWISKO ZGŁASZAJĄCEGO    DATA PRZYJĘCIA ZGŁOSZENIA    INFORMACJA O REALIZACJI    UWAGI
1    2    3    4    5    6    7    8
    
   Załącznik Nr 5

PROCEDURA REALIZACJI ZAKUPÓW  

1. Nauczyciel składa do Dyrektora Instytutu dyspozycje i wniosek(elektronicznie) z wykazem potrzeb w zakresie środków i materiałów niezbędnych do zabezpieczenia ćwiczeń i innych zajęć na następny miesiąc-można elektronicznie –termin do 15 danego m-ca
2. Akceptacja wniosku i wypełnienie dyspozycji –Dyrektor Instytutu,
3. Przekazanie zaakceptowanego wniosku zapotrzebowania Administrującemu salą dydaktyczną(salą ćwiczebną lub laboratorium) –można elektronicznie termin –do 20 danego m-ca
4. Administrujący salą ćwiczebną –laboratorium lub salą dydaktyczną po analizie z otrzymanych wniosków zapotrzebowań przekazuję ostateczny wniosek zapotrzebowania:
1) obiekt Akademicka 14 –Jerzy PROKOPCZUK- mail- jprokopczuk@pwsip.edu.pl
2) obiekt Akademicka 1 Krzysztof POLKOWSKI- mail- kpolkowski@pwsip.edu.pl
5. Wydawanie zapotrzebowanych środków nauczycielowi administrującemu salą dydaktyczną  -25-30  danego miesiąca na następny miesiąc.

Załącznik  - WNIOSEK-WZÓR
ZAPOTRZEBOWANIE
Na środki  …………………………………..
do zabezpieczenia zajęć
w miesiącu/kwartale/semestrze  ………….

1.TERMIN: …………………..
2.ODPOWIEDZIALNY ZA ODBIÓR: …………….
3.MIEJSCE DOSTARCZENIA: …………………..
Można przesłać drogą elektroniczną

lp    nazwa artykułu    jm    Ilość sztuk        UWAGI
                    
                     …………
 (pieczęć i podpis upoważnionego)

AKCEPTACJA:
    …………………………………
    podpis

 
Załącznik Nr 8
WYKAZ symboli  jednostek organizacyjnych oraz stanowisk samodzielnych funkcjonujących w   strukturze organizacyjnych PWSIiP w Łomży

l/p    Nazwa jednostki organizacyjnej    Symbol    Uwagi
1    2    3    4
SENAT
    Senat     SEN    
    Senacka Komisja DS. Strategii    SKs    mała litera oznaczenie sprawy do której powołana została komisja- ds. strategii
    Komisja Wyborcza    SKw    
            
KONWENT
    Konwent    KON    
            
REKTOR
    REKTOR     REK    
    Sekretariat Rektora     RSr    
    Pełnomocnik ds. Obronnych i Ochrony Informacji Niejawnych     RPo    
    Kancelaria Tajna     RKt    
    Biuro Prawne     RCp    
    Dział Zarządzania Kadrami     RKa    
    Inspektor BHP i ochrony Ppoż.     RBp    
            
       PROREKTOR
    PROREKTOR d/s  Nauki i Współpracy z Zagranicą     PRG    
    PROREKTOR  d/s Dydaktyki Spraw Studenckich     PRD    
    Dział  Spraw Studenckich     PDnI, PDnII    
    Dział Kształcenia     PDk    
    Studium Języków Obcych      PSo    
    Biuro Karier     RPk    
    Biblioteka     PBi    
            
PEŁNOMOCNIK REKTORA
    Pełnomocnik Rektora d/s  Nauki i Współpracy z Zagranicą    RPN    
    Dział Nauki i Współpracy z Gospodarką     PDg    
    Dział Współpracy z Zagranicą    PBz    
    Wydawnictwa PWSIiP     PWy    
            
            
KANCLERZ
    KANCLERZ     KAN    
    Sekretariat Kanclerza     KKu    
    Kwestor Z-ca Kanclerza     KKw    
    Sekcja Księgowości Finansowej     KKf    
    Sekcja Księgowości Majątkowej     KKm    
    Sekcja Płac     KKp    
    Pełnomocnika Kanclerza ds. Administracyjnych     KPa    
    Stanowisko Organizacji, Zarządzania i Kontroli Wewnętrznej     KOz    
    Stanowisko ds. Promocji i Informacji     RPi    
    Dział Techniczny - Kierownik Działu     KDi    
    Sekcja Inwestycji i Remontów     KDr    
    Z-ca Kierownika Działu     KDz    
    Sekcja Logistyki     KDl    
    Sekcja Administracyjno-gospodarcza
(ul Akademicka 14)    KPg    
    Sekcja Administracyjno-gospodarcza
(ul Akademicka 1)    KPi    
    Sekcja Administracyjno-gospodarcza
(ul Wiejska)    ASg    
    Dział Zamówień Publicznych     KZp    
    Archiwum     KAr    
    Dział Systemów Komputerowych i Telekomunikacyjnych     KDs    
    Dział Wniosków i Projektów     KBp    
    Dom Studenta     KSd    
            
JEDNOSTKI DYDAKTYCZNE
    INSTYTUT TECHNOLOGII  ŻYWNOŚCI (łącznie z podporządkowanymi stanowiskami) (dyrektor i z-cy)    ITZ    
    INSTYTUT WYCHOWANIA FIZYCZNEGO (łącznie z podporządkowanymi stanowiskami) (dyrektor i z-cy)    IWF    
    INSTYTUT PRZEDSIĘBIORCZOŚCI
(łącznie z podporządkowanymi stanowiskami) (dyrektor i z-cy)    IPR    
    I NSTYTUT INFORMATYKI
(łącznie z podporządkowanymi stanowiskami) (dyrektor i z-cy)    INF    
    Zakład Oprogramowania ds. Informatyki , symbol    IZo    
    Zakład Robotyki i Automatyzacji Procesów, symbol-    IZr    
    INSTYTUT MEDYCZNY
(łącznie z podporządkowanymi stanowiskami)(dyrektor i z-cy)    IPI
    
    INSTYTUT SPOŁECZNO-HUMANISTYCZNY (łącznie z podporządkowanymi stanowiskami)(dyrektor i z-cy)                   ISH
    
    AKADEMICKI ZESPÓŁ SZKÓŁ PONADGIMNAZJALNYCH przy  PWSIiP w Łomży    AZP    
    AKADEMICKA SZKOŁA POLICEALNA  w Łomży     ASP    
    AKADEMICKA SZKOŁA POLICEALNA dla DOROSŁYCH    ASD    
    AKADEMICKIE PAŃSTWOWE LICEUM OGÓLNOKSZTAŁCACE w Łomży    APL    
            
            
KOMISJE
    Komisja  Socjalna PWSIiP w Łomży      KSb    
    Komisja ds. pomocy materialnej studentom    PKs    
    Komisja Inwentaryzacyjna    KKi    
    Komisja Likwidacyjna    KKl    
            
            
PROJEKTY
    POKL.04.01.02-00-025/09 „Informatyka; Automatyka i Robotyka-kierunkami przyszłości”    IAR    
    POKL.04.01.02-00-047/11 „Zaprogramuj swoją przyszłość - kierunki zamawiane w Łomży”    ZSP    
    POKL.04.01.02-00-107/12 „Zostań inżynierem-kierunki zamawiane w PWSIiP w Łomży”    ZI    
    POKL.04.01.01-00-020/09 „Profesjonalne kadry administracji podstawą sprawnie funkcjonującego państwa”      ADM    
    POKL.08.02.01-20-109/12 „Wspieramy praktyków-współpraca nauka-biznes”    WP    
    POPW 1.1-17 „ Rozwój infrastruktury Uczelni wraz z halą laboratoryjną do nowoczesnego przetwórstwa rolno- spożywczego”     Dz.I.1    
            
            
INNE JEDNOSTKI  i ORGANIZACJE
    Akademia  CISCO    IZc