Zarządzenie Kanclerza nr 11/13 w spr.: monitorowania problemów organizacyjnych...
Zarządzenie Nr 11/13
Kanclerza Państwowej Wyższej Szkoły Informatyki i Przedsiebiorczości w Łomży
z dnia 19 marca 2013 r.
w sprawie: monitorowania problemów organizacyjnych oraz ustalenia zasad postępowania przy zabezpieczeniu realizacji zadań administracyjno-technicznych w PWSIiP w Łomży
Na podstawie §. 72 ust. 5 i §. 74 ust. 2 pkt. 10 Regulaminu Organizacyjnego PWSIiP w Łomży zarządzam, co następuje:
§ 1
1. W związku ze zmianami organizacyjnymi i lokalizacyjnymi w PWSIiP w Łomży oraz uregulowaniami prawnymi w zakresie zabezpieczenia procesu dydaktycznego oraz zadań administracyjnych, istnieje konieczność sporządzenia lub uaktualnienia obowiązujących procedur działania.
2.Obowiązki kierowników jednostek organizacyjnych w tym zakresie określone zostały w Regulaminie Organizacyjnym PWSIiP w Łomży.
§ 2
1. W PWSIiP w Łomży wprowadza się następujące procedury stanowiące załączniki do niniejszego zarządzenia:
1) „Procedurę monitorowania problemów organizacyjnych” –załącznik Nr 1,
2) „Procedura zabezpieczenia środków transportu oraz przejazdu pojazdami uczelni”- załącznik Nr 2,
3) „Procedura zaopatrzenia w środki i materiały biurowe” –załącznik Nr 3,
4) „Procedura zabezpieczenia procesu dydaktycznego, konferencji, innych imprez i przedsięwzięć” –załącznik Nr 4
5) „Procedura napraw, remontu i innych potrzeb w zakresie zabezpieczenia stanowisk pracy” –załącznik Nr 5,
6) „Procedura zakupów zabezpieczających proces dydaktyczny” –załącznik Nr 6.
§ 3
1. Za zapewnienie odpowiednich warunków zabezpieczenia funkcjonowania jednostek uczelni i procesu dydaktycznego oraz innych potrzeb w zakresie realizowanych zadań odpowiedzialność ponoszą:
1 )Administrator obiektu Akademicka 1 - p. Jerzy PROKOPCZUK w budynku głównym, oraz za zabezpieczenie:
a) napraw, remontów i przemieszczeń mienia w podległym obiekcie,
b) zabezpieczenie środków transportowych uczelni oraz transportu zewnętrznego,
c) doraźne zabezpieczenie środków i materiałów biurowych,
d) zabezpieczenie procesu dydaktycznego , konferencji i innych przedsięwzięć organizowanych w podległym obiekcie.
2) Administrator obiektu Akademicka 14 - p. Krzysztof POLKOWSKI w budynku ITŻ i G, oraz za zabezpieczenie:
a) napraw, remontów i przemieszczeń mienia w podległym obiekcie,
b) zabezpieczenie środków i materiałów biurowych,
c) zabezpieczenie środków czystości,
e) zabezpieczenie procesu dydaktycznego , konferencji i innych przedsięwzięć organizowanych w podległym obiekcie.
2. Zgłaszanie wszelkich uwag i wniosków w zakresie usprawnienia funkcjonowania administracji, realizacji zadań zabezpieczających funkcjonowanie jednostek uczelni i procesu dydaktycznego oraz innych potrzeb w zakresie realizowanych zadań – drogą elektroniczną do Pełnomocnika Kanclerza ds. Administracyjnych lub wpis do rejestru Wniosków i uwag- dostępny w Kancelarii Kanclerza.
3. Za zabezpieczenie w środki łączności i sprzęt audio-elektroniczny(komputery, drukarki, projektory i inna aparatura) oraz zapewnienie odpowiednich warunków funkcjonowania i sprawności wyposażenia i aparatury odpowiedzialny jest Dział Systemów Komputerowych i Telekomunikacyjnych
§ 4
W związku ze zmianami organizacyjnymi w PWSIiP w Łomży zmieniam obowiązujący dotychczas wzór Zarządzenia – załącznik Nr 7, oraz wykaz jednostek organizacyjnych i ich symboli- załącznik Nr 8.
§ 5
1. Nadzór nad wykonaniem jak również uaktualnianiem procedur działania powierzam Pełnomocnikowi Kanclerza ds. Administracyjnych.
2. Treść niniejszego Zarządzenia oraz uaktualnionych załączników polecam zamieścić na stronie internetowej uczelni.
3. Zobowiązuje się wszystkich kierowników jednostek organizacyjnych w PWSIiP w Łomży do zapoznania podległych pracowników z wymienionymi Procedurami.
§ 6
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 02.04.2013 r.
Kanclerz
(-) mgr Henryk Trojanowski
Załącznik Nr 1
PROCEDURA MONITOROWANIA PROBLEMÓW ORGANIZACYJNYCH
§ 1
Postanowienia Ogólne
1. Monitorowanie problemów organizacyjnych w PWSIiP w Łomży polega na monitorowaniu:
a) jakości wewnętrznych regulacji,
b) jakości realizacji procesów organizacyjnych nieuregulowanych wewnętrznymi regulacjami,
c) jakości działania systemów informatycznych.
2. Monitorowanie obejmuje obszar współpracy pomiędzy jednostkami PWSIiP w Łomży lub jednostkami PWSIiP w Łomży i otoczeniem zewnętrznym.
3. Monitorowanie problemów organizacyjnych nie obejmuje organizacji wewnętrznej jednostki PWSIiP w Łomży, chyba że organizacja ta wpływa na powstawanie problemów organizacyjnych we współpracy z innymi Jednostkami lub otoczeniem zewnętrznym.
§ 2
Realizacja monitorowania problemów organizacyjnych
1. Obowiązek monitoringu problemów organizacyjnych należy do wszystkich pracowników PWSIiP w Łomży, a w szczególności do kierowników jednostek organizacyjnych i Pełnomocnika Kanclerza ds. Administracyjnych.
2. Efektem monitorowania problemów organizacyjnych jest raport sporządzony w formie papierowej lub elektronicznej na formularzu „Karta identyfikacji problemu organizacyjnego” stanowiącym załącznik do niniejszej procedury.
3. Raport powinien być sporządzony przez pracownika lub kierownika jednostki, w której zidentyfikowano problem. Raport sporządzony przez pracownika powinien być zaparafowany przez bezpośredniego przełożonego, a w przypadku formy elektronicznej przesłany do jego wiadomości.
4. Raport, o którym mowa w ust. 2, powinien jednoznacznie identyfikować źródło problemów organizacyjnych, opisywać te problemy oraz proponować ich rozwiązanie.
5. Jeżeli źródłem problemów organizacyjnych jest brak regulacji wewnętrznych, brak narzędzi informatycznych lub nieprawidłowe funkcjonowanie narzędzi informatycznych, raport, o którym mowa w ust. 2 powinien zawierać propozycje wprowadzenia takich regulacji, wprowadzenia narzędzi informatycznych lub wniosek o poprawę ich funkcjonowania.
6. Raporty należy składać do Pełnomocnika Kanclerza ds. Administracyjnych, a w przypadku formy elektronicznej należy je przesłać na e-mail: smikielski@pwsip.edu.pl .
7. Pełnomocnika Kanclerza ds. Administracyjnych przedkłada władzom Uczelni propozycje odpowiednich zmian regulacji wewnętrznych lub opis proponowanych zmian w celu podjęcia decyzji zmierzających do ich wprowadzenia w życie.
Załącznik Nr 1
KARTA identyfikacji problemu organizacyjnego
Nazwa jednostki: Data:
Źródło problemu organizacyjnego:
Opis problemu organizacyjnego:
Propozycja rozwiązania problemu organizacyjnego:
…………………………….
Podpis składającego
Załącznik Nr 2
PROCEDURA W ZAKRESIE WYKORZYSTANIA SRODKÓW TRANSPORTOWYCH
(ogólna w szczegółach zawarta w Zarządzeniu Kanclerza o środkach transportowych)
1. Sporządzenie wykazu osób upoważnionych do korzystania z samochodów służbowych do realizacji zadań w roli kierowcy.
2. Podpisanie Oświadczenia wyrażającego zgodę na użytkowanie pojazdu samochodowego.
3. Zgłoszenie potrzeb w zakresie wykorzystania pojazdów samochodowych z kierowcą lub bez-określony termin 7 dni przed wyjazdem.
4. Zatwierdzenie wniosku-Pełnomocnik Kanclerza ds. Administracyjnych.
5. Przekazanie informacji o wyrażeniu zgody na wykorzystanie pojazdu samochodowego do realizacji zadania-najpóźniej 2 dni przed terminem podanym w wniosku.
6. Wypełnienie stosownych dokumentów niezbędnych do rejestru eksploatacji pojazdu samochodowego.
7. Pobieranie i zdawanie dokumentów pojazdu niezbędnych do użycia pojazdu samochodowego –
p. Prokopczuk lub Portier – w zależności od czasu wyjazdu i przyjazdu.
Odpowiednia dokumentacja do zgłaszania wniosku dostępna w Kancelarii Kanclerza.
WNIOSEK-WZÓR
Łomża, dn. ............2013 r
WNIOSEK
na przydział samochodu służbowego osobowego, dostawczego *
Zwracam się z prośbą o wyrażenie zgody na użycie samochodu służbowego w podróży służbowej/na zamówienie transportu .
1. ZAMAWIAJĄCY:…………………………………….. numer telefonu zamawiającego............................
2. w dniach ______________________________________
a. (czas podróży)
3. do ___________________________________________
a. (miejscowość i dokładny adres instytucji)
4. Ilość osób do przewiezienia: ……………………………
5. Nazwisko osoby odpowiedzialnej za przewożoną grupę: ………………
6. Limit kilometrów_________________________________
7. Uzasadnienie potrzeby użycia lub wynajęcia samochodu :
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Proszę również o wyrażenie zgody na przejazd: - z kierowcą
-bez kierowcy
………………………………………………….
(podpis osoby wnioskującej)
_____________________________________
(podpis kierownika jednostki organizacyjnej
Zgoda
…………………
data i podpis
Przydzielono samochód marki................................................................................................
nr rej............................................na przejazd do..........................................godz..................
Kierowca....................................................................
………………………… …………………………..
podpis kierowcy podpis Specjalisty Sekcji Administracyjno –Gospodarczej Akademicka 14
UWAGA!
1) Dotyczy też wyjazdów na zabezpieczenie zajęć związanych z przejazdem(korzystanie z pojazdów firmy zewnętrznej)
2) Można przesłać elektronicznie
3) Zgoda dotyczy jednego wyjazdu służbowego
4) Dotyczy wyjazdu samochodem służbowym Uczelni lub zamówienia transportu firmy zewnętrznej(podkreśl właściwe)
Załącznik Nr 3
PROCEDURA WYDAWANIA ŚRODKÓW I MATERIAŁÓW BIUROWYCH ORAZ ŚRODKÓW CZYSTOŚCI
1. Zgłaszanie drogą elektroniczną potrzeb 1x m-c(zgłoszenia do 25 danego m-ca) w zakresie materiałów biurowych i środków czystości do p. Krzysztofa POLKOWSKIEGO kpolkowski@pwsip.edu.pl
2. Odbiór(dostarczenie na stanowisko pracy) zamówionych środków –do 5 następnego m-ca
3. Dyżury w magazynie materiałów biurowych w 1 i 4 piątek m-ca w godz. 8.00-12.00
4. Wydawanie materiałów w szczególnych przypadkach, codziennie po tel kontakcie w:
1) budynku – Akademicka 1 –p. K. POLKOWSKI
2) budynku – Akademicka 14 –p. J. PROKOPCZUK
Załącznik WNIOSEK-WZÓR
Łomża, dnia …………. 2013 r.
IMIE NAZWISKO - …………………………………….
Stanowisko ..............................................................
ZAPOTRZEBOWANIE
NA MATERIAŁY KANCELARYJNO-BIUROWE
Na miesiąc ................ 2013 r.
Można przesłać elektronicznie
Lp. Nazwa materiału Jm. Ilość zamówiona Ilość zaakceptowana Ilość otrzymana Pokwitowanie odbioru
1. Papier ksero
2. Segregator A4 szeroki
3. Segregator A4 wąski
4. Teczki papierowe A4
5. Teczki papierowe na gumkę
6. Koszulki PCV
7. Klej
8. Nożyczki
9. Dziurkacz
10. Zszywacz
11. Zeszyt A4
12. Zeszyt A5
13. Papier kancelaryjny
14. Długopisy
15. Wkłady do długopisów
16. Zakreślacz
17. Ołówki
18. Gumka do mazania
19. Pisaki
20. Cienkopisy
21. Zszywki
22. Tusz do pieczątek
23
24
25
26
.........................................
Podpis
Zatwierdził: ………………………………..
Podpis
Załącznik Nr 4
PROCEDURA ZABEZPIECZENIA TECHNICZNEGO KONFERENCJI, UROCZYSTOŚCI i INNYCH IMPREZ UCZELNIANYCH
1. Złożenie wniosku o zabezpieczenie konferencji ,uroczystości - termin- 2 tyg. przed terminem przedsięwzięcia,
2. Zgłoszenie(do Pełnomocnika Kanclerza ds. Administracyjnych) i o kreślenie potrzeb w zakresie:
1) miejsca organizacji-obiekt ,sala
2) ilości uczestników
3) zabezpieczenie cateringu
4) usług transportowych
3. Zabezpieczenie:
1) informatyczne-Dział Systemów Komputerowych i Sieci Telekomunikacyjnych
2) sale wykładowe- Dział Kształcenia
Załącznik - WNIOSEK-WZÓR
Wniosek o zorganizowanie
1) konferencji
2) imprezy naukowej
3) imprezy artystycznej
4) imprezy promocyjnej
5) imprezy studenckiej
6) inna
A. Podstawowe informacje o imprezie i organizatorze
1. Nazwa projektu:
2. Miejsce:
3. Zapotrzebowanie na sale(ilość osób)
4. Wyposażenie(krzesełka, stoły, komputer, sprzęt audio itp.)
5. Catering(czy będzie organizowany)
6. Organizator:
7. Termin realizacji:
1) Od (data, czas):
2) Do (data, czas):
8. Osoba odpowiedzialna za realizację projektu
1) Imię:
2) Nazwisko:
3) Funkcja:
4) Telefon / Fax:
5) E-mail:
B. Szczegółowe informacje o projekcie
1. Opis projektu (miejsce, czas, program, uczestnicy, publiczność, Patroni)
2. Inne:
3. Szczegółowe informacje dotyczące organizacji imprezy
…………………..
Podpis osoby upoważnionej
Załącznik Nr 5
PROCEDURA PRZEPROWADZANIA DROBNYCH NAPRAW SPRZĘTU ORAZ INNYCH PRAC NAPRAWCZYCH
1. Zgłoszenie potrzeb i wniosków w zakresie realizacji zadań naprawczo-konserwacyjnych -wpis do zeszytu(wg zawartych rubryk) – zeszyt na Portierni(dostępny w czasie pracy portiera).
2. Zgłoszenie (mail)uwag w zakresie niezrealizowania zgłoszenia po 2 tyg. od terminu zgłoszenia do Pełnomocnika Kanclerza ds. Administracyjnych.
Załącznik WNIOSEK-WZÓR(książka u Portiera)
WNIOSEK O DOKONANIE NAPRAWY USZKODZENIA
Proszę o natychmiastowe wykonanie następujących napraw i remontów:
L/P TREŚĆ ZGŁOSZENIA MIEJSCE DATA NAZWISKO ZGŁASZAJĄCEGO DATA PRZYJĘCIA ZGŁOSZENIA INFORMACJA O REALIZACJI UWAGI
1 2 3 4 5 6 7 8
Załącznik Nr 5
PROCEDURA REALIZACJI ZAKUPÓW
1. Nauczyciel składa do Dyrektora Instytutu dyspozycje i wniosek(elektronicznie) z wykazem potrzeb w zakresie środków i materiałów niezbędnych do zabezpieczenia ćwiczeń i innych zajęć na następny miesiąc-można elektronicznie –termin do 15 danego m-ca
2. Akceptacja wniosku i wypełnienie dyspozycji –Dyrektor Instytutu,
3. Przekazanie zaakceptowanego wniosku zapotrzebowania Administrującemu salą dydaktyczną(salą ćwiczebną lub laboratorium) –można elektronicznie termin –do 20 danego m-ca
4. Administrujący salą ćwiczebną –laboratorium lub salą dydaktyczną po analizie z otrzymanych wniosków zapotrzebowań przekazuję ostateczny wniosek zapotrzebowania:
1) obiekt Akademicka 14 –Jerzy PROKOPCZUK- mail- jprokopczuk@pwsip.edu.pl
2) obiekt Akademicka 1 Krzysztof POLKOWSKI- mail- kpolkowski@pwsip.edu.pl
5. Wydawanie zapotrzebowanych środków nauczycielowi administrującemu salą dydaktyczną -25-30 danego miesiąca na następny miesiąc.
Załącznik - WNIOSEK-WZÓR
ZAPOTRZEBOWANIE
Na środki …………………………………..
do zabezpieczenia zajęć
w miesiącu/kwartale/semestrze ………….
1.TERMIN: …………………..
2.ODPOWIEDZIALNY ZA ODBIÓR: …………….
3.MIEJSCE DOSTARCZENIA: …………………..
Można przesłać drogą elektroniczną
lp nazwa artykułu jm Ilość sztuk UWAGI
…………
(pieczęć i podpis upoważnionego)
AKCEPTACJA:
…………………………………
podpis
Załącznik Nr 8
WYKAZ symboli jednostek organizacyjnych oraz stanowisk samodzielnych funkcjonujących w strukturze organizacyjnych PWSIiP w Łomży
l/p Nazwa jednostki organizacyjnej Symbol Uwagi
1 2 3 4
SENAT
Senat SEN
Senacka Komisja DS. Strategii SKs mała litera oznaczenie sprawy do której powołana została komisja- ds. strategii
Komisja Wyborcza SKw
KONWENT
Konwent KON
REKTOR
REKTOR REK
Sekretariat Rektora RSr
Pełnomocnik ds. Obronnych i Ochrony Informacji Niejawnych RPo
Kancelaria Tajna RKt
Biuro Prawne RCp
Dział Zarządzania Kadrami RKa
Inspektor BHP i ochrony Ppoż. RBp
PROREKTOR
PROREKTOR d/s Nauki i Współpracy z Zagranicą PRG
PROREKTOR d/s Dydaktyki Spraw Studenckich PRD
Dział Spraw Studenckich PDnI, PDnII
Dział Kształcenia PDk
Studium Języków Obcych PSo
Biuro Karier RPk
Biblioteka PBi
PEŁNOMOCNIK REKTORA
Pełnomocnik Rektora d/s Nauki i Współpracy z Zagranicą RPN
Dział Nauki i Współpracy z Gospodarką PDg
Dział Współpracy z Zagranicą PBz
Wydawnictwa PWSIiP PWy
KANCLERZ
KANCLERZ KAN
Sekretariat Kanclerza KKu
Kwestor Z-ca Kanclerza KKw
Sekcja Księgowości Finansowej KKf
Sekcja Księgowości Majątkowej KKm
Sekcja Płac KKp
Pełnomocnika Kanclerza ds. Administracyjnych KPa
Stanowisko Organizacji, Zarządzania i Kontroli Wewnętrznej KOz
Stanowisko ds. Promocji i Informacji RPi
Dział Techniczny - Kierownik Działu KDi
Sekcja Inwestycji i Remontów KDr
Z-ca Kierownika Działu KDz
Sekcja Logistyki KDl
Sekcja Administracyjno-gospodarcza
(ul Akademicka 14) KPg
Sekcja Administracyjno-gospodarcza
(ul Akademicka 1) KPi
Sekcja Administracyjno-gospodarcza
(ul Wiejska) ASg
Dział Zamówień Publicznych KZp
Archiwum KAr
Dział Systemów Komputerowych i Telekomunikacyjnych KDs
Dział Wniosków i Projektów KBp
Dom Studenta KSd
JEDNOSTKI DYDAKTYCZNE
INSTYTUT TECHNOLOGII ŻYWNOŚCI (łącznie z podporządkowanymi stanowiskami) (dyrektor i z-cy) ITZ
INSTYTUT WYCHOWANIA FIZYCZNEGO (łącznie z podporządkowanymi stanowiskami) (dyrektor i z-cy) IWF
INSTYTUT PRZEDSIĘBIORCZOŚCI
(łącznie z podporządkowanymi stanowiskami) (dyrektor i z-cy) IPR
I NSTYTUT INFORMATYKI
(łącznie z podporządkowanymi stanowiskami) (dyrektor i z-cy) INF
Zakład Oprogramowania ds. Informatyki , symbol IZo
Zakład Robotyki i Automatyzacji Procesów, symbol- IZr
INSTYTUT MEDYCZNY
(łącznie z podporządkowanymi stanowiskami)(dyrektor i z-cy) IPI
INSTYTUT SPOŁECZNO-HUMANISTYCZNY (łącznie z podporządkowanymi stanowiskami)(dyrektor i z-cy) ISH
AKADEMICKI ZESPÓŁ SZKÓŁ PONADGIMNAZJALNYCH przy PWSIiP w Łomży AZP
AKADEMICKA SZKOŁA POLICEALNA w Łomży ASP
AKADEMICKA SZKOŁA POLICEALNA dla DOROSŁYCH ASD
AKADEMICKIE PAŃSTWOWE LICEUM OGÓLNOKSZTAŁCACE w Łomży APL
KOMISJE
Komisja Socjalna PWSIiP w Łomży KSb
Komisja ds. pomocy materialnej studentom PKs
Komisja Inwentaryzacyjna KKi
Komisja Likwidacyjna KKl
PROJEKTY
POKL.04.01.02-00-025/09 „Informatyka; Automatyka i Robotyka-kierunkami przyszłości” IAR
POKL.04.01.02-00-047/11 „Zaprogramuj swoją przyszłość - kierunki zamawiane w Łomży” ZSP
POKL.04.01.02-00-107/12 „Zostań inżynierem-kierunki zamawiane w PWSIiP w Łomży” ZI
POKL.04.01.01-00-020/09 „Profesjonalne kadry administracji podstawą sprawnie funkcjonującego państwa” ADM
POKL.08.02.01-20-109/12 „Wspieramy praktyków-współpraca nauka-biznes” WP
POPW 1.1-17 „ Rozwój infrastruktury Uczelni wraz z halą laboratoryjną do nowoczesnego przetwórstwa rolno- spożywczego” Dz.I.1
INNE JEDNOSTKI i ORGANIZACJE
Akademia CISCO IZc
Wytworzył: | Kanclerz |
Dokument z dnia: | 2013-03-19 |
Opublikował: | Zawłocka Ewa |
Publikacja z dnia: | 2013-03-27 10:53:05 |
Wersja dokumentu: | 1 |
Ilość wyświetleń: | 4666 |
Pokaż wszystkie dokumenty w kategorii rok 2013